Đội ngũ của bạn cầm lái, nhân viên AI lo việc tốn công.
Chúng tôi thiết kế, dựng và vận hành đội nhân viên AI cùng làm việc với nhân viên của bạn, ở bất kỳ ngành nào, bộ phận nào: bán hàng, chăm sóc khách hàng, chuỗi cung ứng, marketing, triển khai dự án hay tài chính. Mỗi nhân viên AI có vai trò rõ ràng và làm ngay trong các công cụ doanh nghiệp đang dùng. Đội ngũ của bạn vẫn là người đặt thứ tự ưu tiên, xem lại kết quả và duyệt mọi việc quan trọng. Bước nào cũng hiện rõ, nên lúc nào bạn cũng biết ai đã làm gì và vì sao.
AI thì đa số công ty đã có, còn việc AI làm được thì chưa bao nhiêu.
Mỗi người một tài khoản thì chưa gọi là chuyển đổi được. Việc vẫn chạy theo lối cũ, từng người tự hỏi, từng câu một.
Người này hỏi kiểu này, người kia hỏi kiểu khác. Cách làm không lặp lại được, nên quy trình mãi không nhanh lên.
Chưa ai soát lại thì chẳng ai dám dùng, và việc lại quay về làm tay.
Việc thực tế làm ra sao thì chỉ người trực tiếp làm mới nắm. Họ nghỉ việc là công ty mất luôn.
Bớt được mấy giờ, đỡ được bao nhiêu lỗi, đội nào dùng đều, đội nào không? Thiếu những con số đó, thí điểm xong là chương trình dậm chân tại chỗ.
Thêm nhân viên AI, không thêm dự án phần mềm
Bắt đầu từ vị trí đang ngốn nhiều giờ công nhất cho việc lặp lại. ReOrc lo phần thiết lập và chạy cùng bạn, còn quyết định quan trọng vẫn nằm trong tay người bạn chỉ định. Dùng bao nhiêu, trả bấy nhiêu.
Nhân viên AI tiếp nhận đơn hàng
- Nhận đơn trên các sàn, qua chat và email
- Nhập đơn khi đã chắc còn hàng, đúng giá
- Thấy đơn bất thường là báo trước khi đóng gói
Nhân viên AI chăm sóc sau bán
- Trả lời các câu hỏi quen thuộc của khách
- Liên hệ lại với khách sau mỗi đơn giao thành công
- Giải quyết yêu cầu bảo hành, hàng trả về
Nhân viên AI thu hồi công nợ
- Nhắc hạn thanh toán theo lịch cho từng khách
- Đối soát tiền vào tài khoản với hóa đơn đã xuất
- Lập bảng kê nợ quá hạn mỗi tuần, báo cấp trên các khoản tranh chấp
Nhân viên AI tìm khách hàng
- Tìm và sàng lọc khách tiềm năng theo chân dung khách hàng lý tưởng
- Cập nhật CRM sau mỗi lần làm việc với khách
- Viết nháp tin nhắn tiếp cận và báo giá theo bảng giá công ty
Nhân viên AI theo dõi hàng về
- Hối nhà cung cấp xác nhận đơn, cập nhật ngay vào đơn mua hàng
- Nắm tình trạng từng chuyến hàng ở các hãng vận chuyển
- Cảnh báo từ sớm khi lịch giao có thể bị lỡ
Nhân viên AI lập báo cáo
- Mỗi tuần lấy số từ các phần mềm đang chạy
- Ra đủ các báo cáo tuần và tháng theo mẫu công ty đang dùng
- Đánh dấu chỗ biến động, kèm lý do
Mỗi vị trí đều đi kèm bản mô tả công việc, tên người duyệt bên bạn và báo cáo hiệu quả hằng tháng. Nhân viên AI đỡ việc lặp lại cho đội ngũ, không thế chỗ ai cả.
Trao đổi về vị trí cần làm trướcCông ty chúng tôi cũng chạy như vậy
Trong công việc hằng ngày của ReOrc, người và nhân viên AI luôn làm cạnh nhau. Đây là những con số chúng tôi tự đặt làm chuẩn cho mình.
phần việc thường ngày do nhân viên AI làm
nhân viên AI trực ngày đêm
việc quan trọng do người phụ trách quyết định
thao tác nằm ngoài nhật ký
Bạn nhận được gì
Dự án nào chúng tôi cũng làm đủ bốn phần sau, bất kể bạn ở ngành nào. Có đủ bốn phần, AI mới đi từ chỗ dùng thử cho biết đến chỗ làm xong việc.
Mỗi nhân viên AI một vai trò rõ ràng
Nhân viên AI nào cũng bắt đầu như người mới vào làm: rõ vai trò, rõ phạm vi, biết mình được dùng công cụ nào và báo cáo cho ai. Việc vừa tới là nhận, đã nhận là làm đến nơi đến chốn.
Bốn giai đoạn, làm chắc từng quy trình một
Làm trước ở chỗ thấy rõ là đang tốn giờ, có kết quả rồi mới mở rộng phạm vi.
Khảo sát
Dành 2 tuần ngồi cạnh nhân viên của bạn: xem họ thực sự làm ra sao, tính xem mỗi việc ngốn bao nhiêu giờ, rồi chốt quy trình nào nên giao cho nhân viên AI trước tiên.
Dựng đội nhân viên AI
Giao vai trò cho từng nhân viên AI, lập bàn điều phối chung, viết sổ tay quy trình, rồi kết nối với các công cụ đang dùng. Thứ đội ngũ của bạn cần học chỉ là bàn điều phối, phần mềm vẫn dùng như cũ.
Chạy cùng bạn
Đội nhân viên AI bắt đầu làm việc, tuần nào cũng được tinh chỉnh; chỗ nào được sửa thì ghi thành quy tắc. Hết tháng đầu, bạn nhận bản báo cáo đầu tiên.
Nhân rộng hoặc bàn giao
Số liệu chỉ ra quy trình nào đáng làm tiếp thì thêm quy trình đó. Bạn có thể giao hẳn cho chúng tôi tiếp tục quản lý theo dạng dịch vụ, hoặc nhận bộ sổ tay quy trình về để đội nội bộ tự chạy.
Ngành nào, bộ phận nào có việc lặp lại là dùng được
Việc nào làm thường xuyên, theo quy tắc, và đang chiếm hàng giờ của những người có việc đáng làm hơn, thì đều giao được cho nhân viên AI.
Bán lẻ & thương mại điện tử
Xử lý đơn từ nhiều sàn, kiểm tra tồn kho và giá, lo đổi trả, đôn đốc nhà cung cấp trước khi kệ hết hàng.
Sản xuất & chuỗi cung ứng
Đơn mua hàng, xác nhận từ nhà cung cấp, theo dõi lô hàng và cảnh báo sớm khi lịch giao bị lùi.
Bán hàng & marketing
Tìm hiểu và sàng lọc khách hàng tiềm năng, cập nhật CRM, báo giá theo đúng bảng giá công ty, gửi báo cáo pipeline và chiến dịch mỗi tuần.
Chăm sóc khách hàng
Yêu cầu hỗ trợ, đặt lịch, đổi trả và chăm sóc sau bán. VelaCX lo tuyến đầu, phía sau là quy tắc của chính bạn.
Dịch vụ chuyên nghiệp & dự án
Soạn đề xuất và dự thảo hợp đồng, cập nhật tiến độ dự án, nhắc nộp bảng giờ công và làm báo cáo cho khách hàng.
Tài chính & hành chính
Hóa đơn, phê duyệt, đề nghị thanh toán và bộ báo cáo quản trị hằng tháng, soạn sẵn để người phụ trách xem lại.
Một ngày làm việc cùng nhân viên AI
Chúng tôi đưa cách làm này vào Practica, nền tảng ReOrc tự dùng mỗi ngày: nhân viên AI có vai trò rõ ràng, người duyệt những việc quan trọng, bước nào cũng được ghi lại. Với dịch vụ Chuyển đổi AI, đội ngũ của bạn cũng làm việc được như vậy, dù ở ngành nào.
Tìm hiểu công nghệ →Dùng chat, làm tự động hóa, hay giao cho nhân viên AI có người đứng tên?
Ba cách thường gặp khi doanh nghiệp muốn AI mang lại giá trị, và mỗi cách đi được đến đâu.
| Tiêu chí | Công cụ chat cho từng người | Dự án tự động hóa | Nhân viên AI của ReOrc |
|---|---|---|---|
| Làm được gì | Trả lời câu hỏi của từng người | Viết kịch bản cho một quy trình cố định | Làm xong cả một đầu việc, ngay trên chính công cụ bạn đang dùng |
| Khi gặp trường hợp lạ | Người dùng đoán mò | Dừng giữa chừng hoặc nằm chờ nhà cung cấp | Chuyển đến đúng người, kèm đủ thông tin |
| Ai nhận trách nhiệm | Không ai | Nhà cung cấp, nhưng chỉ một thời gian | Việc hệ trọng nào cũng có một người cụ thể đứng tên |
| Cách làm | Nằm rải rác trong chat riêng | Bị đóng cứng trong kịch bản | Sổ tay quy trình của bạn, cập nhật theo từng quyết định |
| Đo lường | Nghe kể lại là chính | Một bản báo cáo khi đóng dự án | Báo cáo hiệu quả hằng tháng: số giờ, ngoại lệ, mức độ dùng nhân viên AI |
| Cách tính phí | Theo số tài khoản | Theo dự án, muốn sửa gì lại phải trả thêm | Dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu, đã gồm bàn điều phối và báo cáo |
Vì sao chọn ReOrc
Chúng tôi tự chạy một đội như vậy
Ở ReOrc, nhân viên AI và đội ngũ của chúng tôi chung tay trên cùng một việc, ngày nào cũng vậy. Chỗ nào hay vấp, cần gì để thói quen mới bám rễ, chúng tôi đều rõ.
Rõ trách nhiệm ngay từ đầu
Chúng tôi đi lên từ những ngành có quy định chặt chẽ, nơi quyết định nào cũng phải có người đứng tên và có hồ sơ lưu lại. Bước duyệt, nhật ký hoạt động đầy đủ và một người phụ trách cho mỗi quyết định hệ trọng là thứ dự án nào cũng có sẵn, không phải gói mua thêm.
Làm trên công cụ sẵn có
Nhân viên AI dùng chính CRM, ERP, bảng tính, email và chat bạn đang có. Đội ngũ của bạn chỉ cần quen thêm một bàn điều phối chung, không phải chuyển sang hệ thống khác.
Là dịch vụ, không phải bản quyền phần mềm
Dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu, đã gồm việc thiết lập, chạy cùng bạn và báo cáo định kỳ. Không tính tiền theo số tài khoản, cũng không có kiểu thí điểm kéo dài lê thê.
Bắt đầu ở chỗ nhìn là biết đang tốn giờ
Không cần một chương trình rầm rộ khắp công ty. Trước hết, chọn một quy trình đang tốn giờ rõ rệt và bắt tay làm cùng đội ngũ của bạn từ tuần đầu tiên; báo cáo hằng tháng sẽ cho biết nên đi tiếp bước nào.
Trao đổi về hoạt động của doanh nghiệp bạn →Câu hỏi thường gặp
Có phải chỉ phòng tài chính, kế toán mới dùng được?
Không. Cách làm này áp dụng được cho mọi ngành, mọi bộ phận có việc lặp lại thường xuyên và theo quy tắc: bán hàng, chăm sóc khách hàng, vận hành, chuỗi cung ứng, marketing, triển khai dự án, tài chính hay nhân sự. Chúng tôi bắt đầu từ quy trình đang ngốn nhiều giờ nhất ở doanh nghiệp bạn, dù đó là quy trình nào.
Có phải cài phần mềm mới không?
Không. Nhân viên AI làm ngay trên chính những công cụ doanh nghiệp đang có: CRM, ERP, bảng tính, email, chat và phần mềm chuyên ngành. Đội ngũ của bạn chỉ phải làm quen thêm một thứ là bàn điều phối chung, nơi mọi người xem lại và duyệt việc.
Practica có tích hợp được với phần mềm hoặc ứng dụng web bên thứ ba không?
Có. Nếu phần mềm hoặc ứng dụng web của bạn có API, chúng tôi kết nối trực tiếp; nếu không có, chúng tôi dựng kết nối ngay ở bước Dựng đội nhân viên AI, qua webhook, email hoặc file xuất dữ liệu. Đội IT của bạn không phải lập trình gì thêm.
Nhân viên AI làm sai thì xử lý thế nào?
Việc gì vượt ngoài phạm vi được giao, nhân viên AI đều chuyển cho người xem trước khi có hiệu lực. Việc gì chi tiền, ký kết, gửi đi hay đăng công khai thì phải chờ duyệt. Nếu lỗi vẫn lọt qua, nhật ký hoạt động cho biết từng bước đã diễn ra thế nào; chỗ sửa được ghi thành quy tắc, nên lỗi đó không quay lại.
Nhân viên AI, dữ liệu và bộ quy tắc thuộc về ai?
Tất cả là của bạn. Bộ sổ tay quy trình soạn riêng cho doanh nghiệp bạn và thuộc về bạn. Dữ liệu của mỗi khách hàng được lưu tách riêng, ai xem được đến đâu là tùy vai trò. ReOrc không bao giờ đem dữ liệu của bạn đi huấn luyện mô hình cho người khác.
Dựa vào đâu để biết là có hiệu quả?
Cứ mỗi tháng, chúng tôi gửi bạn một báo cáo hiệu quả: mỗi quy trình tiết kiệm được bao nhiêu giờ, tỷ lệ ngoại lệ, thời gian hoàn thành, các đội dùng nhân viên AI đến đâu, và quy trình nào chúng tôi đề xuất làm tiếp. Số liệu không chuyển biến thì chúng tôi nói thẳng, không vòng vo.
Chi phí được tính ra sao?
Dùng bao nhiêu, trả bấy nhiêu: mỗi tháng bạn chỉ trả cho phần việc nhân viên AI thực sự đã làm, đã gồm bàn điều phối chung và báo cáo hiệu quả. Không thu phí bản quyền theo số tài khoản. Giai đoạn Khảo sát có báo giá riêng, xong giai đoạn này bạn có thể dừng.
Trao đổi về hoạt động của doanh nghiệp bạn
Quy trình nào đang ngốn nhiều giờ công nhất ở doanh nghiệp bạn? Hãy kể cho chúng tôi nghe, chúng tôi sẽ phản hồi trong một ngày làm việc.