Đội ngũ của bạn dẫn dắt, nhân viên AI đảm nhận việc tốn công.
Chúng tôi thiết kế, dựng và vận hành đội nhân viên AI cùng làm việc với nhân viên của bạn, ở bất kỳ ngành nào, bộ phận nào: bán hàng, chăm sóc khách hàng, chuỗi cung ứng, marketing, triển khai dự án hay tài chính. Mỗi nhân viên AI có vai trò rõ ràng và làm việc ngay trong các công cụ doanh nghiệp đang dùng. Đội ngũ của bạn vẫn là người đặt thứ tự ưu tiên, xem lại kết quả và duyệt mọi việc quan trọng. Mọi bước đều được ghi nhận rõ ràng, nên bạn luôn biết ai đã làm gì và vì sao.
Đa số công ty đã có AI, nhưng khối lượng công việc AI đảm nhận còn rất ít.
Mỗi người một tài khoản thì chưa thể gọi là chuyển đổi. Công việc vẫn vận hành theo cách cũ, từng người tự hỏi, từng câu một.
Mỗi nhân sự đặt câu hỏi theo cách riêng. Cách làm không lặp lại được, nên quy trình không nhanh hơn.
Kết quả chưa được soát lại thì không ai dám sử dụng, và công việc lại quay về làm thủ công.
Chỉ nhân sự trực tiếp thực hiện mới nắm rõ công việc thực tế. Khi họ nghỉ việc, công ty mất luôn kinh nghiệm đó.
Tiết kiệm được bao nhiêu giờ, giảm được bao nhiêu lỗi, đội nào dùng đều, đội nào không? Thiếu những con số đó, sau giai đoạn thí điểm chương trình thường không tiến triển.
Thêm nhân viên AI, không thêm dự án phần mềm
Bắt đầu từ vị trí đang tốn nhiều giờ công nhất cho việc lặp lại. ReOrc đảm nhận phần thiết lập và cùng bạn vận hành, quyết định quan trọng vẫn thuộc về nhân sự bạn chỉ định. Dùng bao nhiêu, trả phí bấy nhiêu.
Nhân viên AI tiếp nhận đơn hàng
- Nhận đơn trên các sàn, qua chat và email
- Nhập đơn khi đã chắc còn hàng, đúng giá
- Báo ngay đơn bất thường trước khi đóng gói
Nhân viên AI chăm sóc sau bán
- Trả lời các câu hỏi quen thuộc của khách
- Liên hệ lại với khách sau mỗi đơn giao thành công
- Giải quyết yêu cầu bảo hành, hàng trả về
Nhân viên AI thu hồi công nợ
- Nhắc hạn thanh toán theo lịch cho từng khách
- Đối soát tiền vào tài khoản với hóa đơn đã xuất
- Lập bảng kê nợ quá hạn mỗi tuần, báo cấp trên các khoản tranh chấp
Nhân viên AI tìm khách hàng
- Tìm và sàng lọc khách tiềm năng theo chân dung khách hàng lý tưởng
- Cập nhật CRM sau mỗi lần làm việc với khách
- Viết nháp tin nhắn tiếp cận và báo giá theo bảng giá công ty
Nhân viên AI theo dõi hàng về
- Đôn đốc nhà cung cấp xác nhận đơn, cập nhật ngay vào đơn mua hàng
- Nắm tình trạng từng chuyến hàng ở các hãng vận chuyển
- Cảnh báo từ sớm khi lịch giao có thể bị lỡ
Nhân viên AI lập báo cáo
- Mỗi tuần tổng hợp số liệu từ các phần mềm đang sử dụng
- Lập đủ các báo cáo tuần và tháng theo mẫu công ty đang dùng
- Đánh dấu chỗ biến động, kèm lý do
Mỗi vị trí đều đi kèm bản mô tả công việc, tên người duyệt bên bạn và báo cáo hiệu quả hằng tháng. Nhân viên AI giảm tải việc lặp lại cho đội ngũ, không thay thế nhân sự.
Trao đổi về vị trí cần triển khai trướcReOrc cũng vận hành như vậy
Trong công việc hằng ngày của ReOrc, nhân sự và nhân viên AI luôn làm việc cùng nhau. Đây là những con số chúng tôi tự đặt làm chuẩn cho mình.
phần việc thường ngày do nhân viên AI thực hiện
nhân viên AI trực ngày đêm
việc quan trọng do người phụ trách quyết định
thao tác nằm ngoài nhật ký
Bạn nhận được gì
Mọi dự án của chúng tôi đều gồm đủ bốn phần sau, bất kể bạn ở ngành nào. Có đủ bốn phần, AI mới chuyển từ giai đoạn dùng thử sang hoàn thành công việc thực tế.
Mỗi nhân viên AI một vai trò rõ ràng
Mọi nhân viên AI đều bắt đầu như nhân sự mới: rõ vai trò, rõ phạm vi, biết mình được dùng công cụ nào và báo cáo cho ai. Công việc phát sinh được tiếp nhận ngay và xử lý đến khi hoàn thành.
Bốn giai đoạn, triển khai chắc chắn từng quy trình
Triển khai trước ở nơi rõ ràng đang tốn nhiều giờ công, có kết quả rồi mới mở rộng phạm vi.
Khảo sát
Dành 2 tuần làm việc cùng nhân sự của bạn: quan sát cách công việc thực sự được thực hiện, đo thời gian mỗi việc tiêu tốn, rồi chốt quy trình nào nên giao cho nhân viên AI trước tiên.
Dựng đội nhân viên AI
Giao vai trò cho từng nhân viên AI, lập bàn điều phối chung, viết sổ tay quy trình, rồi kết nối với các công cụ đang dùng. Đội ngũ của bạn chỉ cần làm quen với bàn điều phối, phần mềm vẫn dùng như cũ.
Cùng bạn vận hành
Đội nhân viên AI bắt đầu làm việc và được tinh chỉnh hằng tuần; mỗi chỗ được sửa đều ghi thành quy tắc. Cuối tháng đầu tiên, bạn nhận bản báo cáo đầu tiên.
Nhân rộng hoặc bàn giao
Mở rộng sang quy trình mà số liệu cho thấy đáng triển khai tiếp. Bạn có thể giao hẳn cho chúng tôi tiếp tục quản lý theo dạng dịch vụ, hoặc nhận bộ sổ tay quy trình về để đội nội bộ tự vận hành.
Áp dụng cho mọi ngành, mọi bộ phận có việc lặp lại
Mọi việc thường xuyên, theo quy tắc và đang chiếm nhiều giờ của nhân sự có chuyên môn cao hơn đều có thể giao cho nhân viên AI.
Bán lẻ & thương mại điện tử
Xử lý đơn từ nhiều sàn, kiểm tra tồn kho và giá, xử lý đổi trả, đôn đốc nhà cung cấp trước khi hết hàng.
Sản xuất & chuỗi cung ứng
Đơn mua hàng, xác nhận từ nhà cung cấp, theo dõi lô hàng và cảnh báo sớm khi lịch giao bị lùi.
Bán hàng & marketing
Tìm hiểu và sàng lọc khách hàng tiềm năng, cập nhật CRM, báo giá theo đúng bảng giá công ty, gửi báo cáo pipeline và chiến dịch mỗi tuần.
Chăm sóc khách hàng
Yêu cầu hỗ trợ, đặt lịch, đổi trả và chăm sóc sau bán. VelaCX đảm nhận tuyến đầu, phía sau là quy tắc của chính bạn.
Dịch vụ chuyên nghiệp & dự án
Soạn đề xuất và dự thảo hợp đồng, cập nhật tiến độ dự án, nhắc nộp bảng giờ công và lập báo cáo cho khách hàng.
Tài chính & hành chính
Hóa đơn, phê duyệt, đề nghị thanh toán và bộ báo cáo quản trị hằng tháng, soạn sẵn để người phụ trách xem lại.
Một ngày làm việc cùng nhân viên AI
Chúng tôi đưa cách làm này vào Practica, nền tảng ReOrc tự dùng mỗi ngày: nhân viên AI có vai trò rõ ràng, nhân sự duyệt những việc quan trọng, mọi bước đều được ghi lại. Với dịch vụ Nhân viên AI, đội ngũ của bạn cũng làm việc được như vậy, dù ở ngành nào.
Tìm hiểu công nghệ →Dùng chat, tự động hóa, hay giao cho nhân viên AI có người chịu trách nhiệm?
Ba cách thường gặp khi doanh nghiệp muốn AI mang lại giá trị, và mỗi cách đi được đến đâu.
| Tiêu chí | Công cụ chat cho từng người | Dự án tự động hóa | Nhân viên AI của ReOrc |
|---|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Trả lời câu hỏi của từng người | Viết kịch bản cho một quy trình cố định | Hoàn thành trọn một đầu việc, ngay trên chính công cụ bạn đang dùng |
| Khi gặp trường hợp lạ | Người dùng tự phỏng đoán | Dừng giữa chừng hoặc nằm chờ nhà cung cấp | Chuyển đến đúng người, kèm đủ thông tin |
| Ai nhận trách nhiệm | Không ai | Nhà cung cấp, nhưng chỉ một thời gian | Mọi việc quan trọng đều có một người cụ thể chịu trách nhiệm |
| Cách làm | Nằm rải rác trong chat riêng | Bị đóng cứng trong kịch bản | Sổ tay quy trình của bạn, cập nhật theo từng quyết định |
| Đo lường | Chủ yếu dựa vào phản hồi truyền miệng | Một bản báo cáo khi đóng dự án | Báo cáo hiệu quả hằng tháng: số giờ, ngoại lệ, mức độ dùng nhân viên AI |
| Cách tính phí | Theo số tài khoản | Theo dự án, mỗi lần điều chỉnh phải trả thêm phí | Dùng bao nhiêu trả phí bấy nhiêu, đã gồm bàn điều phối và báo cáo |
Vì sao chọn ReOrc
Chúng tôi tự vận hành một đội như vậy
Ở ReOrc, nhân viên AI và đội ngũ của chúng tôi cùng xử lý công việc hằng ngày. Chúng tôi hiểu rõ những điểm thường gặp khó khăn và điều kiện để cách làm mới được duy trì.
Rõ trách nhiệm ngay từ đầu
Chúng tôi đi lên từ những ngành có quy định chặt chẽ, nơi mọi quyết định đều phải có người chịu trách nhiệm và có hồ sơ lưu lại. Bước duyệt, nhật ký hoạt động đầy đủ và một người phụ trách cho mỗi quyết định quan trọng là thành phần sẵn có của mọi dự án, không phải gói mua thêm.
Làm việc trên công cụ sẵn có
Nhân viên AI dùng chính CRM, ERP, bảng tính, email và chat bạn đang có. Đội ngũ của bạn chỉ cần quen thêm một bàn điều phối chung, không phải chuyển sang hệ thống khác.
Là dịch vụ, không phải bản quyền phần mềm
Dùng bao nhiêu trả phí bấy nhiêu, đã gồm thiết lập, vận hành cùng bạn và báo cáo định kỳ. Không tính phí theo số tài khoản, không có giai đoạn thí điểm kéo dài.
Bắt đầu từ quy trình rõ ràng đang tốn giờ
Không cần một chương trình quy mô toàn công ty. Trước hết, chọn một quy trình đang tốn giờ rõ rệt và triển khai cùng đội ngũ của bạn từ tuần đầu tiên; báo cáo hằng tháng sẽ cho biết nên đi tiếp bước nào.
Trao đổi về hoạt động của doanh nghiệp bạn →Câu hỏi thường gặp
Có phải chỉ phòng tài chính, kế toán mới dùng được?
Không. Cách làm này áp dụng được cho mọi ngành, mọi bộ phận có việc lặp lại thường xuyên và theo quy tắc: bán hàng, chăm sóc khách hàng, vận hành, chuỗi cung ứng, marketing, triển khai dự án, tài chính hay nhân sự. Chúng tôi bắt đầu từ quy trình đang tốn nhiều giờ nhất ở doanh nghiệp bạn, dù đó là quy trình nào.
Có phải cài phần mềm mới không?
Không. Nhân viên AI làm ngay trên chính những công cụ doanh nghiệp đang có: CRM, ERP, bảng tính, email, chat và phần mềm chuyên ngành. Đội ngũ của bạn chỉ cần làm quen thêm bàn điều phối chung, nơi nhân sự xem lại và duyệt việc.
Practica có tích hợp được với phần mềm hoặc ứng dụng web bên thứ ba không?
Có. Nếu phần mềm hoặc ứng dụng web của bạn có API, chúng tôi kết nối trực tiếp; nếu không có, chúng tôi dựng kết nối ngay ở bước Dựng đội nhân viên AI, qua webhook, email hoặc file xuất dữ liệu. Đội IT của bạn không phải lập trình gì thêm.
Khi nhân viên AI mắc lỗi thì xử lý thế nào?
Mọi việc vượt ngoài phạm vi được giao đều được chuyển cho nhân sự xem xét trước khi có hiệu lực. Mọi việc liên quan đến chi tiền, ký kết, gửi đi hay đăng công khai đều phải chờ duyệt. Nếu lỗi vẫn lọt qua, nhật ký hoạt động cho biết từng bước đã diễn ra thế nào; chỗ sửa được ghi thành quy tắc, nên lỗi đó không quay lại.
Nhân viên AI, dữ liệu và bộ quy tắc thuộc về ai?
Tất cả là của bạn. Bộ sổ tay quy trình soạn riêng cho doanh nghiệp bạn và thuộc về bạn. Dữ liệu của mỗi khách hàng được lưu tách riêng, ai xem được đến đâu là tùy vai trò. ReOrc không bao giờ đem dữ liệu của bạn đi huấn luyện mô hình cho người khác.
Dựa vào đâu để biết là có hiệu quả?
Hằng tháng, chúng tôi gửi bạn một báo cáo hiệu quả: mỗi quy trình tiết kiệm được bao nhiêu giờ, tỷ lệ ngoại lệ, thời gian hoàn thành, các đội dùng nhân viên AI đến đâu, và quy trình nào chúng tôi đề xuất làm tiếp. Nếu số liệu không cải thiện, chúng tôi sẽ thông báo rõ ràng.
Chi phí được tính ra sao?
Dùng bao nhiêu, trả phí bấy nhiêu: mỗi tháng bạn chỉ trả phí cho phần việc nhân viên AI thực sự đã thực hiện, đã gồm bàn điều phối chung và báo cáo hiệu quả. Không thu phí bản quyền theo số tài khoản. Giai đoạn Khảo sát có báo giá riêng, xong giai đoạn này bạn có thể dừng.
Trao đổi về hoạt động của doanh nghiệp bạn
Quy trình nào đang tốn nhiều giờ công nhất ở doanh nghiệp bạn? Hãy chia sẻ với chúng tôi, chúng tôi sẽ phản hồi trong một ngày làm việc.